eNVenta-Tipp: E-Mail-Versand aus dem ERP-System

Im 16. Teil unserer Serie mit eNVenta-Tipps geht es um den zentralen Versand von E-Mails aus eNVenta über einen SMTP-Server, beispielsweise zur automatischen Benachrichtigung von Kunden beim Drucken eines Lieferscheins.

eNVenta bietet die Möglichkeit, E-Mails per SMTP zu versenden. Der zentrale Versand über einen SMTP-Server bietet sich für Massen-Mailings an und in dem Fall, dass Benutzer über kein lokales Microsoft Outlook verfügen. Eine Einrichtung ist spätestens dann notwendig, wenn aus eNVenta automatisch E-Mails versendet werden sollen. SMTP bedeutet „Simple Mail Transfer Protocol“. Es handelt sich um ein Protokoll der Internet-Protokollfamilie, das zum Austausch von E-Mails in Computernetzen dient. Es wird vorrangig zum Einspeisen und Weiterleiten von E-Mails verwendet.

Verwendung findet der E-Mail Versand per SMTP beispielsweise bei Abschluss eines Auftrags. In diesem Fall kann der Kunde automatisch via E-Mail über SMTP benachrichtigt werden, wenn der Druck des Lieferscheins und der Druck der Rechnung erfolgt ist. Um den Versand von E-Mails per SMTP nutzen zu können, ist es notwendig, einige Einstellungen in eNVenta vorzunehmen. Dazu zählen die Systemeinstellung, die Autorisierung einzelner Mitarbeiter, deren PCs und eine bestimmte E-Mail-Adresse. Die Einrichtung der Verbindung zum SMTP-Server erfolgt über den Dialog „Parameter Nachrichten“.

Der Versand ist über einen lokalen SMTP-Server und über Office365 möglich. Hierzu ist es notwendig „smtp.office365.com“ als Host anzugeben. Ebenso muss der Benutzer eine gültige Berechtigung zum Versand haben. Wenn die Verbindung eingerichtet ist, lässt sich für jeden Benutzer eine Auswahl zwischen dem Mail-Versand via Outlook und via SMTP-Server treffen.

Beim Versand via Outlook findet der Benutzer eine Kopie der gesendeten E-Mail in seinem Postfach vor, bei einem Versand via SMTP jedoch nicht. In diesem Fall erhält der Benutzer die gesendete E-Mail als BCC-Empfänger, wenn dies in den „Parameter Allgemein“ so konfiguriert wird.

Die Einstellung für den Mailversand erfolgt im Dialog „Parameter Office“ auf der „Registerkarte SMTP“. Es gibt hierbei drei Möglichkeiten:
Systemeinstellung: Die Einstellung aus „Parameter Nachrichten“ wird übernommen.
Ja: Der Versand erfolgt zwingend über SMTP.
Nein: Der Versand erfolgt immer über das lokale Outlook.