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wenn sich der Steuerprüfer ankündigt rückt plötzlich ein kleiner, vergessener Raum in Ihrem Betrieb in den Mittelpunkt des Interesses: Das Archiv. Inständig hoffen Sie, dass Sie in den letzten Jahren alle Unterlagen und Belege sorgfältig und vollständig abgelegt haben. Sonst droht Ärger und – man will gar nicht daran denken – Steuerschätzung. Wissen Sie genau, was Sie wie und wie lange aufbewahren müssen? Besser wär´s! Der erste Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die Vorschriften.

Kürzlich bin ich beim Lesen auf einen Begriff gestoßen, den ich bisher nicht kannte: "Weiche Rhetorik". Dahinter verbergen sich Formulierungen, die wir jeden Tag zigfach verwenden. Wollen Sie wissen, was genau damit gemeint ist und warum wir auf "weiche Rhetorik" besser verzichten? Im zweiten Artikel erfahren Sie es.

Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr


Klaus Kopp

1. Geschäftsunterlagen: Der Schredder muss warten!

Meist ist es eine Abstellkammer, ein Bereich im Keller oder einfach ein großes Regal in einer abgelegenen Ecke des Firmengebäudes. Und es ist die am meisten unterschätzte Räumlichkeit eines Unternehmens: Das Archiv. Über Jahre schlummern dort Berge an Papier vor sich hin, mehr oder weniger ordentlich in Ordnern und Kisten verstaut. Wie wichtig das Archiv ist, merkt man meist erst, wenn im Rahmen von Prüfungen oder Ermittlungen bestimmte Unterlagen benötigt werden.

Die so genannten Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen sind hierzulande nämlich streng geregelt, zum Beispiel im Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung. Aufzubewahren sind unter anderem
  • Bücher, Inventare
  • Jahresabschlüsse, Bilanzen (inkl. Anhänge)
  • Empfangene und versandte Geschäftsbriefe
  • Rechnungen, Buchungsbelege
Nicht ganz einfach dabei ist die Einordnung der einzelnen Unterlagen. Briefe gelten nur als Handels- und Geschäftsbriefe, wenn sie der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts gedient haben. Kam ein Geschäft nicht zustande, kann die betreffende Korrespondenz vernichtet werden. Sonstige Unterlagen können jedoch auch aufbewahrungspflichtig sein, wenn sie zum Verständnis der in der oben Liste genannten Dokumente sind (zum Beispiel Kalkulationen).

Bilanzen und Jahresabschlüssen müssen im Original aufbewahrt werden. Bei Briefen und Buchungsbelegen reicht die bildliche Wiedergabe, sonstigen Unterlagen müssen nur inhaltlich wiedergegeben werden können. Wichtig: Dokumente, die steuerlich relevant und originär digital sind, müssen auch digital und maschinenlesbar aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege beträgt zehn Jahre, für „weniger wichtige“ Unterlagen meist sechs Jahre. Erst danach dürfen Sie schreddern. Hierbei ist natürlich die Einordnung der Unterlagen zur richtigen Kategorie von höchster Bedeutung. Eventuell müssen Sie bestimmte Dokumente auch länger aufbewahren, wenn absehbar ist, dass diese im Rahmen einer Steuerprüfung oder eines Ermittlungsverfahrens noch benötigt werden.

Falls Sie sich mit diesem Thema noch nicht intensiv beschäftigt haben, tun Sie das nun bitte. Die zahlreichen Vorschriften sind teils kompliziert und der erforderliche Aufwand kann immens sein. Mit einer sauberen Archivierung können Sie sich jedoch in der Zukunft eine Menge Ärger ersparen.

Eine ausführliche Abhandlung zum Thema finden Sie auf der Webseite der

2. Weiche Rhetorik: Wirken Sie ungewollt unsicher?

Letzten Monat habe ich darüber geschrieben, wie sich eine Rede spannend aufbauen und gestalten lässt. Neben der Dramaturgie ist natürlich auch wichtig, welche Wörter und Formulierungen wir benutzen. Nicht nur bei Auftritten vor einem Publikum, sondern auch im Alltag.

Als gut erzogene Menschen möchten wir bei allem, was wir sagen, höflich und nicht aufdringlich sein. Darum lassen wir uns gerne zu etwas hinreißen, was in der Fachsprache „Weiche Rhetorik“ genannt wird. Solche Formulierungen lassen den Redner jedoch unsicher oder unentschlossen wirken, selbst wenn das weder gewollt noch zutreffend ist. Zur „weichen Rhetorik“ gehören Floskeln wie diese, die wir nur allzu gut kennen:
  • „Ich versuche …“ (Klingt wie: „Ich schaffe das nicht.“)
  • „Ich glaube…“ (Besser: „Ich bin überzeugt/ bin mir sicher…“)
  • „Vielleicht/Eigentlich…“ (Relativieren das Gesagte. Meist überflüssige Floskeln.)
  • „Vielleicht können Sie ja…?“ (Klingt sehr unterwürfig. Besser: „Ich bitte Sie…/Können Sie bitte…?“)
  • „Sie sollten sich überlegen…“ (Besser: „Ich empfehle Ihnen…“)
  • „Ganz ehrlich…“ (Klingt so, als wäre es für Sie unangenehm oder ungewohnt, eine Wahrheit auszusprechen.)
  • „Ich würde sagen…“ (Sie sagen es doch bereits!)
Weitere Beispiele gibt es zahlreich. Vermeiden Sie als Begriffe oder Floskeln, die abschwächen, was Sie sagen. Oder die den Eindruck erwecken, Sie würden nicht voll hinter dem Gesagten stehen. Formulieren Sie Sätze direkt und aktiv. Bitten Sie andere um etwas und stellen Sie eine Frage, formulieren Sie dies ebenso direkt.

Es mag Situationen geben, in denen eine sehr höfliche, zurückhaltende Ausdrucksweise angebracht ist. Auch in manchen Ländern legt man Wert auf übertriebene Höflichkeit. Doch in den allermeisten Fällen schätzen wir bei anderen klare Worte. Und jeder von uns wünscht sich, dass das, was wir ausdrücken wollen, bei unserem Gegenüber auch genau so ankommt.

3. Rolle rückwärts: ELENA wird eingestellt

Seit Anfang 2010 sind Arbeitgeber verpflichtet, monatlich die Entgeltdaten an eine zentrale Speicherstelle bei der Deutschen Rentenversicherung zu übermitteln. Dieses Verfahren nennt sich „Elektronischer Entgeltnachweis“ oder kurz: ELENA. Behörden nutzen diese bei der Bearbeitung von Anträgen auf staatliche Leistungen wie Arbeitslosen-, Wohn- oder Elterngeld. 500 Millionen Datensätze haben die Arbeitgeber nach eigenen Angaben bislang übermittelt. ELENA wurde lange als Vorzeigeprojekt für Bürokratieabbau und moderne Verwaltung gepriesen.

Nun soll ELENA nach dem Willen der Politik möglichst schnell wieder eingestellt und alle Daten gelöscht werden. Als Grund wird angegeben, dass die nötigen Anforderungen für Datenschutz und Datensicherheit nicht gewährleistet werden könnten. Gewerkschaften, Datenschützer und Steuerzahler können sich freuen: Sie waren von Anfang an gegen ELENA Sturm gelaufen.

Weniger erfreut ist die Wirtschaft. Sie bleibt nun auf den hohen Kosten sitzen, die sie bereits für das neue Verfahren investiert hat. Auch befürchtet sie, dass der „Papierkrieg“ mit den Behörden wieder zunimmt. Statt der überhasteten Beendigung von ELENA hätte man sich Verbesserungen des laufenden Systems gewünscht.

5. DATEV Blitzlicht

Das DATEV Blitzlicht ist ein monatlicher Newsletter mit vielen Informationen aus den Bereichen Steuern, Recht und Wirtschaft.

6. Volksbank Branchen Specials

Die Volksbank "Branchen Specials" enthalten aktuelle Daten zur Konjunktur und zur wirtschaftlichen Situation der Unternehmen in verschiedenen Branchen. Unsere Mandanten können die Berichte kostenlos auf der Webseite der Volksbank Stuttgart herunterladen.

7. Einen Augenblick noch...

Woraus beziehen Sie Ihre Power? Was motiviert Sie für die täglichen Herausforderungen? Ich kenne Menschen, die führen eine Liste mit ihren Erfolgen. Und von Zeit zu Zeit nehmen sie sich diese Liste vor und erinnern sich, welche Erfolge sie in ihrem leben schon erzielt und welche Herausforderungen sie schon überwunden haben. Das gibt ihnen dann einen neuen Schub für das, was vor ihnen liegt. – Wenn Sie keine solche „Erfolgsliste“ haben, dann beginnen Sie mit einer!

Ich habe für mich entdeckt, dass es sich auch lohnt eine Zitatensammlung anzulegen mit Sätzen bekannter und unbekannter Persönlichkeiten. Diese Zitatensammlung bewirkt auch Power, wenn es mal nicht so läuft. Solche „Grundwahrheiten“ sind wie ein Kompass, der einen in der richtigen Richtung weiterführt.

Hier ein Zitat von Todd Burrier, der es in seinem Leben zu etwas gebracht hat – nach jahrelangem „Durchschnitt“. Sie können dieses Zitat zum Grundstock Ihrer persönlichen Sammlung machen:

Nichts von dauerhaftem Wert geschieht über Nacht.
Sie besitzen schon alles,
was Sie für größtmögliche Erfolge brauchen.
Sie müssen einfach nur der / die Beste werden,
der / die Sie sein können.
Todd Burrier

Sobald Sie mit Ihrer Zitatensammlung beginnen, werden Sie staunen, welche Aussprüche Ihnen auffallen – motivierende und solche, die man besser schnell beiseitelegt.

Jochen Krimmer ist 62 Jahre, ausgebildeter Verwaltungsbeamter, Theologiestudium auf dem 2. Bildungsweg, 30 Jahre Pfarrer der Evangelischen Kirche in Württemberg in verschiedenen Kirchengemeinden. Aktuell arbeitet er am Aufbau eines Ermutigungszentrums.

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