Die Themen im April:

Die meisten Menschen sehen ihr eigenes Weltbild unbewusst als allgemeingültig an. So hat beispielsweise unsere bevorzugte Art Informationen aufzunehmen, Einfluss auf die Art, Informationen mitzuteilen. Meine persönliche Art Entscheidungen zu treffen hat Auswirkungen darauf, wie ich meine Mitmenschen zu Entscheidungen bewege.

Glücklicherweise lässt sich menschliches Verhalten – in gewissen Grenzen – vorhersagen. Denn Verhalten ist nicht zufällig. Es existieren Muster. Es gibt Menschen, die zur Wahrnehmung ihrer Umwelt bevorzugt ihre fünf Sinne einsetzen. Manche entscheiden vornehmlich, in dem sie ihren analytischen Verstand bemühen. Anderen ist es wichtiger, auf mögliche Harmonien und Konfliktpotenziale zu achten.

Menschliches Verhalten ist also unterschiedlich, weil es bestimmte Neigungen und Präferenzen gibt. Dahinter verbirgt sich kein “richtig” oder “falsch” – sondern Chance und Risiko zu gelungener oder misslungener Kommunikation. Zum Gelingen von Kommunikation gehört aktiv zuzuhören und zu verstehen, und erst dann zu bewerten. Um zu verhindern, dass die Qualität unserer Arbeit unter eingefahrenen Situationen leidet, hilft es, das eigene Handeln und Verhalten regelmäßig zu reflektieren. Zum Beispiel mithilfe von Coaching oder einer Supervision. Was im therapeutischen Umfeld bereits Gang und Gäbe ist, findet seit geraumer Zeit Einzug in die Unternehmen.

Coach statt Couch: Was die eine oder andere Führungskraft früher nur hinter vorgehaltener Hand erwähnte, wird von der neuen Management-Generation offen ausgesprochen: „Ich lasse mich coachen.“ In den vergangenen fünf Jahren hat sich das Image von Coaching und Supervision positiv gewandelt. Erfolgreiche Unternehmen setzen ganz bewusst auf die gezielte Förderung ihrer Führungskräfte. Im Rahmen der Supervision beschäftigen sie sich mit ihren Verhaltensmustern. Sie entwickeln Handlungsalternativen, damit zwischenmenschliche Beziehungen verbessert, Konflikte frühzeitig erkannt und Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden können. Junge Führungskräfte reifen, etablierte Chefs bauen eingefahrene Gewohnheiten ab.

Und so kann im Unternehmen letztlich eine Kultur des Miteinanders entwickelt werden, bei der die Arbeit (wieder) Freude macht.

Quillt Ihre ToDo-Liste auch manchmal über? Es ist eine Herausforderung, nicht in hektischen Aktionismus zu verfallen, wenn wir lieber früher als später „Feierabend“ machen und zum Sportverein oder Frau und Kindern eilen möchten. Nichts gegen Tatendrang. Gehören Sie auch zu den Menschen, die die Hämdsärmel hochkrempeln und anfangen? Sie sind ein Macher! Keine Frage. Ist die Aufgabe allein zu erfüllen und haben Sie sie schon oft getan, mag das angehen. Konzentration, Augen zu und durch? Sind andere eingebunden, funktioniert das leider nicht. Denn Planen heißt Führen – egal ob Sie Chef sind oder Mitarbeiter, sich selbst oder andere führen.

Je größer und komplexer der Aufgabenbereich oder das Projekt, desto mehr Zeit sollten Sie sich für die Planung nehmen. Entdecken Sie die Langsamkeit! Sie werden schneller ans Ziel kommen. Versprochen! Als Pi-mal-Daumen-Regel gilt: ca. 30% bis 40% der für das Projekt insgesamt benötigten Zeit sollten Sie für die Planung, das Management, verwenden. Mit Planung meine ich, gedanklich das Ergebnis vorweg zu nehmen. Laufen Sie quasi im Kopf die Schritte bis zum Ziel einmal ab. Vielleicht kennen Sie das aus den Berichten aus dem Sport: Beim Superski oder bei der Formel 1 fahren die Sportler auch im Kopf die Runde ab bevor es los geht. Genauso funktioniert das im Geschäftsleben auch. Haben wir uns bereits erfolgreich im Ziel gesehen, steigt tatsächlich die Wahrscheinlichkeit, dass wir erfolgreich ankommen.

Dabei können wir unterschiedlich vorgehen. Weil es uns am leichtesten fällt, beginnen wir mit der Aufgabenliste: Was ist von wem bis wann zu tun? Wer ist verantwortlich? Haben wir an alles gedacht? Wer nun denkt, er wäre fertig, dem rufe ich: Obacht! Eine Checkliste ist lediglich ein guter Anfang. Die Folge einer solchen Liste ist zumeist ein feingliedriges Delegieren: Du machst das. Du machst das. Du machst das. Kleine Häppchen, kurz und knackig.

Da denkt sich manch Chef: Aufgabenliste abarbeiten ist einfach. Ist doch alles gesagt. Einfach das machen, was verlangt ist. Nun gut, auch diese Unternehmer kommen ans Ziel. Mit viel Druck, mit viel Kontrolle und dem ein oder anderen „Machtwort“. Wundern Sie sich nicht, wenn Ihre Mitarbeiter bei diesem Führungsstil Dienst nach Vorschrift machen und bei der nächsten Gelegenheit, zum neuen Arbeitgeber wechseln. Und mal ganz ehrlich: Macht Ihnen das Spaß? Alles bis ins Kleinste planen, nur um festzustellen, dass sowieso alles anders kommt als vorhergesehen? Immer den eigenen Leuten auf die Finger schau‘n?

Versetzen wir uns mal in das Gegenüber: Sie kennen zwar Ihre Aufgabe, aber so ganz klar, warum das gemacht werden soll wird Ihnen meistens nicht. Unter uns: Oft halten Sie das auch noch für Aktionismus und Arbeitsbeschäftigungsmaßnahme, stimmt‘s? In der Regel ist auch schwer zu erkennen, wann Sie Fehler machen. Und wehe es läuft etwas anders als (vom Chef) geplant. Bei Ihnen entsteht der Eindruck: Egal was sie tun – es ist nie das „Richtige“. Sie sind frustriert und arbeiten, um Geld zu verdienen.

Schade eigentlich! Denn flexibel auf neue Situationen reagieren können Mitarbeiter, die die Zusammenhänge kennen. Nur dann kann sinnvoll „mitgedacht“ und Veränderungen auf dem Weg zum Ziel überhaupt wahrgenommen werden. Kluge Köpfe holen schon bei der Erstellung der Checkliste und Grobplanung gleich zu Beginn alle an einen Tisch. So sind alle von Anfang mit einbezogen und können Ihre Expertise einbringen. Begeistern Sie von Ihrer Idee und regen Sie an, sich aktiv in das Projekt einzubringen - mit dem was die Mitarbeiter tun wollen. Prinzip Freiwilligkeit. Das ist Wertschätzung. Dann macht Arbeiten Spaß und die Leistungsbereitschaft steigt. Sie werden staunen! Auf beiden Seiten.

Jedem Chef rate ich: Trauen Sie Ihren Leuten was zu. Sie haben Sie doch eingestellt und damit gute Wahl bewiesen. Die Erfolgreichen verzichten auf eine ToDo-Liste. Sie schreiben Erfolgslisten: So konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Mit einer guten Planung fällt es Ihnen leicht, nicht im Hamsterrad verquirlt zu werden sondern stets die wichtigsten Aufgaben im Blick zu haben. Gleichzeitig inspirieren Sie jede(n) von der großen Idee und machen auf diese Weise verständlich, wie wichtig ihr/sein Beitrag zum Gelingen des Ganzen ist, wie wichtig das kleine Zahnrädchen im großen Getriebe. Machen Sie Mitarbeiter zu Mistreitern. Unterschätzen Sie dabei nicht die Wirkung von "Häkchen" setzen. Vor allem in der Gruppe macht das noch mal mehr Spaß.

Auf auf zu frohen Taten! Ich wünsche Ihnen Gutes Gelingen!

Ein papierloses Büro erfordert deutlich weniger Platz, mit smarten Suchfunktionen lassen sich Dokumente zudem meist schnell wiederfinden wo früher Zettelwirtschaft herrschte, Porto braucht man keins und umweltfreundlich ist es auch. Kein Wunder also, dass elektronische Rechnungen in der Praxis immer mehr auf dem Vormarsch sind. Bleibt die Herausforderung: Bei einer elektronischen Rechnung existieren keine Originalbelege in Papierform mehr, auf die Kontierung und Beleg für die BuHa erfolgen kann.

Wie mit allen Revolutionen liegt der Knackpunkt im Detail: Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind zur Erfüllung der Belegfunktion Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Zudem muss die Reihenfolge der Buchungen dokumentiert werden. Aus den GoBS geht leider nicht hervor, inwieweit Sie als Unternehmer diese formalen Vorgaben explizit auch bei elektronischen Rechnungen einzuhalten haben.

Laut GoBS ist jedoch folgendes geregelt: Die Dokumente dürfen während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium nicht bearbeitet werden. Finden Bearbeitungsvorgänge statt, müssen diese protokolliert und zusammen mit dem Dokument gespeichert werden. Der Originalzustand des übermittelten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein, so regeln es die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Da der Originalzustand erhalten werden muss, ist also auch eine Kontierung nicht mehr möglich. Gleichwohl darf gemäß den GoBS der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Unser Tipp: Hängen Sie an die Rechnung einen Datensatz, der die für die Buchung nötigen Informationen enthält. Achten Sie dabei darauf, dass Rechnung und Datensatz später nicht voneinander getrennt werden können.

Die gute Nachricht: Das Bundesfinanzministerium hat dieses Vorgehen als ordnungsgemäß anerkannt, sofern auch die übrigen Anforderungen der GoBS und der GDPdU beachtet werden.

Sie haben Fragen dazu? Bitte sprechen Sie uns gern darauf an.

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