HEES + PETERS stellt mit eNVenta die Weichen für die Zukunft

Das Fachhandelsunternehmen HEES + PETERS hat mit der Einführung der Unternehmenssoftware eNVenta ERP und dem nachfolgenden Start des Lagerverwaltungssystems von Nissen & Velten die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse vorangetrieben. Es will damit seinen Kunden auch in Zukunft auf allen Vertriebskanälen den optimalen Service bieten.

HEES + PETERS beschäftigt in Trier 156 Mitarbeiter. Mit seiner umfassenden Produktpalette von Werkzeugen und Beschlägen über Holzbearbeitungsmaschinen bis hin zu Bauelementen und Arbeitsschutz sowie Forst und Garten erreicht es einen großen Kundenkreis, dessen Schwerpunkt im Handwerk liegt. Die breite Produktpalette präsentiert das Unternehmen mit einer Vielzahl von Ausstellungsstücken und Markenwelten auf 4.300 Quadratmetern. Das umfassende Know-how des Unternehmens ist in einem großen Einzugsgebiet bekannt: Nicht nur aus Rheinland-Pfalz, sondern auch aus dem Saarland, dem benachbarten Luxemburg und den Grenzregionen von Belgien und Frankreich kommen die Kunden.

Nachdem die zuletzt verwendete Warenwirtschaftssoftware nicht mehr updatefähig war und somit der Weg der Weiterentwicklung versperrt war, informierte sich das ERP-Projektteam von HEES + PETERS über mögliche neue Lösungen. Die Trierer hatten nach einer Software gesucht, welche die Prozesse des Unternehmens mit sehr wenig Anpassungen abbildet und kontinuierlich mit Updates weiterentwickelt wird. eNVenta ERP wurde von Fachhändlern, welche die Software bereits einsetzen, empfohlen und setzte sich bei der Auswahl am Ende gegen ein Wettbewerbsprodukt durch.

Die neue Lösung ging am 1. Januar 2019 in den Live-Betrieb, nachdem die Mitarbeiter im Rahmen eines „Train-the-Trainer“-Konzepts von Key Usern im Unternehmen geschult worden waren. Nach einer Phase der Einarbeitung der Mitarbeiter und der praktischen Erprobung der neuen Prozesse folgte mit der Einführung des Lagerverwaltungssystems von eNVenta ein weiteres Software-Projekt. Mit dem Start des LVS zum Jahresbeginn 2021 hat das Unternehmen auch diesen Meilenstein erfolgreich erreicht. Dabei ist im Verlauf der Projekte eine sehr gute, partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen dem Handels- und dem Softwarehaus entstanden.

Heute arbeitet praktisch das gesamte Unternehmen mit eNVenta ERP. Als sehr angenehm empfinden die 100 Anwender die Breite und die Flexibilität der Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten, welche die neue Software bietet: Von der EDI-Kommunikation bis zum Einspielen neuer Preislisten. Ein Beispiel ist etwa die Schnittstelle zum Rollladenproduzenten Roma. Hier können die Sachbearbeiter aus der entsprechenden Artikelgruppe in eNVenta den Konfigurator von Roma aufrufen und dort Merkmale und Ausführung der Rollladenelemente erfassen. Anschließend werden die jeweiligen Preise direkt zurück in das ERP-System übertragen. Entsprechend lassen sich Angebote ohne Medienbrüche erstellen oder Bestellungen auslösen. Das sei eine große Erleichterung im Tagesgeschäft, berichtet Ellen Scherf, die als Bereichsleiterin IT und Logistik bei HEES + PETERS das ERP-Projekt im Unternehmen koordinierte. In der Vergangenheit habe man Preise der Rollläden noch händisch berechnet und als PDF per E-Mail versendet. Eine ähnliche Lösung ist aktuell auch für Hörmann-Tore in der Planung – auch mit dem Ziel, dass zukünftig kein Prozess mehr neben dem ERP-System herläuft und doppelt erfasst werden muss. Schließlich sollen die Außendienstmitarbeiter durch eNVenta Kenntnis von allen Angeboten an ihre Kunden erhalten und diese auch aktiv weiterverfolgen. Ebenfalls im Bereich der kundenspezifischen Fertigung ist eines der sehr wenigen Customizing-Projekte des ERP-Systems angesiedelt: Hier wurde eine kleine Lösung für die Zuschnitt-Anpassung von Fensterbänken speziell für HEES + PETERS entwickelt.

Prozesssicherheit durch eNVenta LVS
Mittlerweile hat der Fachhändler mit eNVenta LVS sein erstes Lagerverwaltungssystem im Einsatz, welches das klassische Lager ebenso abdeckt, wie die Lagerplätze im Ladengeschäft. Durch den kontinuierlich wachsenden Umfang des Sortiments ist es heute keinem Mitarbeiter mehr möglich, alle Artikel in allen Varianten zu kennen. Das neue Lagerverwaltungssystem mitsamt den Scannern führt die Logistikfachkräfte heute sicher zu den nun dynamisch vergebenen Lagerplätzen. In Stoßzeiten lassen sich auch Aushilfskräfte mit vertretbarem Aufwand einweisen. Geschäftsführer Michael Lehnen berichtet über die neuen Prozesse: „Man spürt, dass die Sicherheit der Mitarbeiter in der Logistik seit der Einführung von eNVenta LVS sehr viel größer geworden ist.“ Diese verwenden bei der Kommissionierung im Lager verschiedene Scanner-Typen wie mobile Handhelds, Pistolenscanner und seit neuesten auch Geräte mit Display am Handgelenk und Scanner an der Hand. Die Versuchung früherer Zeiten, mal schnell etwas für einen Kunden aus dem Lager zu holen und Fehler in der Bestandsführung zu verursachen, könne nun nicht mehr nachgegeben werden. Er resümiert: „Die Bedeutung der Prozesse im Handel erfordert heute den Einsatz eines LVS“.

Zur Belieferung der Kunden wird sowohl die Tourendisposition von eNVenta, wie auch die per Schnittstelle verknüpfte Tourenplanungslösung der PTV AG eingesetzt. Mit ihr werden die Touren optimiert und an die Navigationsgräte der Fahrer übergeben, wobei hier das komplette Leistungsspektrum von PTV Route Optimiser noch nicht ausgeschöpft wird. Aktuell sind fünf eigene LKW und zwei Transporter des Unternehmens für die Kunden unterwegs.

Im E-Commerce arbeitet HEES + PETERS mit dem Multishop des E/D/E, der an eNVenta angebunden worden ist. Da die Webshop-Kunden umfassendere Artikeldaten für ihre Beschaffungsentscheidung erwarten, als in der Vergangenheit für interne Prozesse benötigt wurden, hat die Datenpflege an Umfang zugenommen. Die Mitarbeiter schätzen deshalb den hohen Nutzen der Oxomi-Schnittstelle des ERP-Systems bei der Aktualisierung von Daten- und Bildern. Das aktive Marketing des Webshops in den vergangenen Monaten hat im Unternehmen einen rasanten Anstieg des E-Commerce-Umsatzanteils auf 17 Prozent bewirkt.

Umfassend informiert mit eNVenta Zoom
Als sehr nützlich wird die Cockpit-Funktion eNVenta-Zoom von den Anwendern im Unternehmen empfunden. Sie erlaubt es jedem Mitarbeiter sich die für ihn relevanten Informationselemente, wie etwa Kennzahlen, Auftragslisten oder grafische Auswertungen individuell zusammenzustellen und auf seinem Startbildschirm der Software jeden Tag aktuell zu verfolgen. Momentan plant HEES + PETERS, das Nachrichten-Element des Cockpits zur umfassenden Information der Mitarbeiter über wichtige Neuigkeiten im Unternehmen, neue Kataloge, Preisänderungen und vieles mehr zu verwenden und damit Teile der internen Kommunikation zu automatisieren.
Mit der Einführung des neuen ERP-Systems und der anschließenden Inbetriebnahme des Lagerverwaltungssystems hat HEES + PETERS die Weichen für die Zukunft gestellt. Geschäftsführer Michael Lehnen sagt über die Bedeutung des ERP-Projekts beim Traditionsunternehmen: „Wir wachsen und wir digitalisieren unsere Prozesse. eNVenta ERP ist dabei nicht nur eine Warenwirtschaft, sondern das Führungsinstrument unseres Unternehmens“.
[Stand: 2021]