Genehmigtes Kapital – wann muss der Notar die neue Gesellschafterliste unterschreiben?

Eine Pflicht zur Einreichung einer Gesellschafterliste durch den Notar ergibt sich nicht allein daraus, dass der Notar die Anmeldung der Kapitalerhöhung oder die Übernahmeerklärung beglaubigt. In dem Fall muss die Geschäftsführung die neue Liste unterzeichnen.

Sachverhalt

Dem Beschluss des Kammergerichts Berlin (KG) liegt folgender Sachverhalt zugrunde: Die Gesellschaftsversammlung einer GmbH beschloss (notariell beurkundet) ein genehmigtes Kapital. Danach war die Geschäftsführung ermächtigt, das Stammkapital „ein oder mehrmals gegen Geldanlagen durch Ausgabe von Vorzugsgeschäftsanteilen“ zu erhöhen.

Die Geschäftsführung ließ den Beschluss der Geschäftsführung zur Ausnutzung des genehmigten Kapitals (mit entsprechender Änderung des Wortlauts der Satzung, um das höhere Stammkapital wiederzugeben) sowie die Übernahmeerklärung notariell beglaubigen. Die Beglaubigung erfolgte durch denselben Notar, der schon den Beschluss der Gesellschafterversammlung beurkundete. Anschließend reichte der Geschäftsführer die Übernehmer- und die neue Gesellschafterliste beim Registergericht ein. Beide Listen wurden von dem Geschäftsführer unterschrieben und von dem Notar jeweils hinsichtlich der Übereinstimmung des ihm vorliegenden Papierdokuments mit den in den übermittelten Dateien enthaltenen Bilddaten beglaubigt.

Das Registergericht beanstandete, dass die Gesellschafterliste nach einer Kapitalerhöhung durch den beurkundenden Notar zu erstellen, von ihm zu unterzeichnen und zu übersenden sei. Außerdem sei die Gesellschafterliste durch den Geschäftsführer der Gesellschaft und den Notar gegenzuzeichnen. Hiergegen legte der Notar Beschwerde ein. Das Registergericht half dieser nicht ab und legte die Beschwerde dem Kammergericht (KG) zur Entscheidung vor.

Der Beschluss des KG vom 08.08.2022 – Az.: 22 W 39/22

Die Beschwerde des Notars war erfolgreich. Nach § 40 Abs. 2 S. 1 GmbHG muss ein Notar die Liste der Gesellschafter zum Handelsregister nur unterzeichnen, wenn er an Veränderungen der Personen der Gesellschafter oder ihrer Beteiligung mitgewirkt hat. Eine solche Mitwirkung sei der bloßen Beglaubigung nicht gegeben.

Erforderlich sei, dass der Notar durch seine amtliche Tätigkeit sichere Kenntnis von den im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit bewirkten Veränderungen im Gesellschafterbestand erlangt. Die Beglaubigung der Übernehmerliste erfülle dies nicht, denn der Notar prüfe nur, ob die Unterschrift von einer bestimmten Person herrührt. Dass der Notar bereits bei der Beurkundung der Schaffung mitgewirkt habe und daraus möglicherweise „besondere Einblicke“ erhalten habe, ändere hieran nichts.

Das KG hält außerdem fest, dass eine Unterzeichnung durch Notar und Geschäftsführung vom Gesetz nicht vorgesehen sei, sondern entweder die Geschäftsführung oder der Notar unterzeichnen müsse. Vorsorglich möge zwar in der Praxis eine Unterzeichnung durch beide (Geschäftsführer und Notar) empfohlen werden, gesetzlich sei das aber nicht vorgesehen (sondern es komme dann nur auf eine der beiden Unterschriften an).

Praxishinweis

Die Geschäftsführer haben in der Regel unverzüglich nach jeder Veränderung des Gesellschafterbestandes und deren Beteiligungen eine unterschrieben Gesellschafterliste zum Handelsregister einzureichen. Der Gesellschafterliste müssen u.a. Name, Geburtstag, Wohnort der Gesellschafter sowie die laufenden Nummern und die Nennbeträge der übernommenen Geschäftsanteile zu entnehmen sein. Alle Geschäftsführer (nicht nur in vertretungsberechtigter Zahl) sollten die Gesellschafterliste unterzeichnen, auch wenn tlw. eine Unterzeichnung in vertretungsbefugter Anzahl für ausreichend erachtet wird.

Wirkt hingegen der Notar an einer Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder deren Beteiligungen an der Gesellschaft mit (etwa bei Kapitalerhöhungsbeschlüssen oder Anteilsverkäufen), so liegt die Einreichungskompetenz ausschließlich beim Notar. Dieser muss die Gesellschafterliste unterschreiben, zum Handelsregister einreichen und der Gesellschaft eine Abschrift der geänderten Liste übermitteln.

Im Eilfall kann es in vergleichbaren Fällen allerdings nach wie vor angezeigt sein, dass vorsorglich Notar und Geschäftsführung unterzeichnen, um Diskussionen über die Zuständigkeit zu vermeiden.